Usecase Metalnet

De grote hoeveelheid inkomende orders werd handmatig verwerkt. Naast de kosten die dit met zich meebrengt laat het ook veel ruimte over voor menselijke fouten. Met een uitbreiding van het machinepark wenst MetalNet zich klaar te stomen voor de toekomst, met als eerste agenda punt: automatisering van de orderinname. Team Datacation werd gevraagd een module te ontwikkelen die in staat is om inkomende PDFs uit te lezen, een werkorder te formuleren en deze in te schieten in het planningssysteem.

Team Datacation heeft een generieke PDF scanner gemaakt, initieel afgesteld op de zeven grootste klanten van MetalNet. Gezien de onderlinge variëteit van de PDF bestanden is het bouwen van een generieke scanner complex. Daarnaast diende de besturing van het model eenvoudig te zijn om zo de acceptatie van een dergelijk programma, door de werknemers van MetalNet, te stimuleren. Om deze eenvoud te bewaken is er slechts een stap nodig van de medewerker, het plaatsen van de order(s) in de “Input” map. Automatisch wordt deze map geleegd, worden de bestanden geanalyseerd en worden de orders ingeschoten in het planningsysteem. In het geval er fouten of onbekende bestanden in de “Input” map komen - geen probleem! Het model is zo ontwikkeld dat deze worden herkend, ontsloten en ter feedback worden verplaatst naar een output map. Daarnaast worden alle stappen automatisch gedocumenteerd, zodat te allen tijde terug gekeken kan worden naar de historische operaties uitgevoerd door ons model.

Bij oplevering, zoals bij vele projecten die we uitvoeren, stond nog langere tijd een van onze experts klaar om eventuele problemen op te lossen. In deze periode zijn nog vele bijzonderheden gevonden die direct verwerkt zijn in nieuwe versies van het model. Dit proces zal nog enige tijd voortzetten, maar de eerste resultaten zijn al geboekt. Door implementatie van dit model heeft MetalNet haar kosten verlaagd, is de foutgevoeligheid van het proces verminderd en zijn zij voorbereid op de toekomstige toename van inkomende orders. Reactie van directeur Paul Coppens: “Zodra we meer klanten aan willen sluiten weten we jullie te vinden, tot nu toe werkt jullie stukje software perfect!” Het bedrijfsbureau van MetalNet bestaat uit 6 FTE op dit moment. Directeur Paul Coppens verwacht dat dit op termijn tot een besparing van 1 FTE gaat leiden als ze 80% van de klanten ingeregeld krijgen via onze tool. Daarnaast geeft hij aan dat er nu vaak fouten worden gemaakt, die met onze tool niet meer gemaakt worden. Dit leidt tot een additionele besparing die hoog kan oplopen in de financiën.